Diez razones por las que las empresas mejorarían la gestión su personal mediante sistemas en línea.

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En vista de los problemas económicos que en este año se agudizaron por la pandemia, la gestión del capital humano se vuelve un foco importante para la continuidad de las estrategias corporativas.  Por eso, cualquier posibilidad que permita mejorar el desempeño de las funciones staff, que dan apoyo a las funciones que son el propósito del negocio, resulta materia de interés para los cuadros directivos. En este mismo sentido, los sistemas informáticos presentan amplias posibilidades para lograr eficiencias significativas. Explicaremos diez aspectos relativos a la gestión de la fuerza laboral en los que esto es posible.

1. Administración de nómina. Esta actividad es uno de los retos de eficiencia más importantes para una empresa. Los sistemas de gestión de recursos humanos contribuyen de manera importante, pues disminuyen la intervención humana en tareas repetitivas y por lo mismo, las posibilidades de error. Al integrarse con las funcionalidades de control de asistencia, se automatiza el cálculo de la remuneración justa para cada empleado, lo mismo por tiempos extras y por ausencias o retrasos.

Adicionalmente, estos sistemas incrementan notablemente la capacidad para manejar información, lo que permite procesar con oportunidad el pago de remuneraciones cuando la empresa se ve en la necesidad de apoyarse de trabajadores eventuales.

2. Selección y reclutamiento. Toda contratación necesariamente implica seguir un proceso, desde la obtención de postulaciones hasta la inducción, pasando por entrevistas, recepción de documentación y otros pasos que variarán de acuerdo con las políticas de cada empresa. Como quiera que sea, es un proceso que exige avanzar metódicamente. En ese sentido, los sistemas de gestión de personal ofrecen la ventaja de dar estructura y orden, que necesariamente redunda en eficiencia, registrando el estado de avance en el que se encuentra cada candidato junto con toda la información correspondiente. Por otra parte, estos sistemas clasifican la información de cada candidato en un punto de consulta y cuentan con la funcionalidad que permite compartirla de manera reservada a las personas que realizan la selección de candidatos.

3. Evaluación de desempeño y capacidades. Realizar estas evaluaciones es una función fundamental que deben realizan las áreas de recursos humanos, que además consume tiempo valioso. Más allá de que permiten reconocer a cada colaborador en sus aspectos personales positivos y apoyarlo en los que necesita mejorar, resultan fundamentales para la continuidad de la organización, a la luz de la rapidez con la que se presentan en nuestra época las innovaciones en todos los órdenes laborales. Con un sistema de gestión de recursos humanos, las evaluaciones no solo se realizan con mayor orden y fluidez, sino que pueden repetirse en lapsos más breves que el de un año, como se acostumbra hasta ahora. También permiten mayor eficiencia al realizar y analizar evaluaciones 360°, que son con las que se obtiene una radiografía más exacta de la posición que cada colaborador tiene dentro del conjunto. Con un conocimiento más preciso de las capacidades, fortalezas y debilidades de la fuerza laboral, la empresa puede implantar acciones de remediación de forma oportuna.

4. Capacitación y desarrollo de carrera. La integración de módulos para capacitación en línea es uno de los aspectos más destacados en los sistemas de gestión de recursos humanos. Está comprobado que logran una tasa de retención de conocimientos es más alta, pues el proceso de aprendizaje no ocurre en el ámbito escolar tradicional, que se considera poco propicio pues en general se percibe como poco amigable. El ritmo de avance lo decide la persona que aprende y el hecho de ser responsable único de su progreso incrementa la autoestima, la satisfacción y el deseo de asimilar los conocimientos. Estos beneficios están presentes tanto en el caso de cursos que el personal toma optativamente, como en aquellos que son requerimiento organizacional.

5. Medición y mejoramiento del clima de trabajo. Recientemente entró en vigor en México la Norma Oficial Mexicana NOM-035, que tiene como objetivo central el “promover un entorno organizacional favorable en los centros de trabajo”. La norma establece requerimientos varios para las empresas, como el levantamiento periódico de encuestas acerca del clima de trabajo y la impartición de cursos de remediación, cuando se detectan situaciones desfavorables. El cumplimiento de esta normativa se realiza con máxima eficiencia mediante sistemas en línea, cuya capacidad de conservar el registro de los resultados también es útil para acreditar dicho cumplimiento cuando la autoridad laboral realiza las auditorías que la misma norma prescribe.

6. Autoatención de los colaboradores. Por su función dentro de una empresa, quienes trabajan en las áreas de recursos humanos constantemente deben atender las solicitudes de información de parte del personal acerca de sus prestaciones: fondo de ahorro, días de vacaciones acumulados, requisitos para tal o cual propósito. Un aspecto central que los sistemas de gestión incluyen es una ficha informativa, en la que cada persona puede consultar directamente la información que le corresponde en lo particular. Asimismo, se pueden configurar con herramientas que permitan enviar solicitudes para vacaciones, permisos o cualquier otra circunstancia de forma directa, detonando los flujos de aprobación que sean necesarios de acuerdo con cada negocio.

7. Agilidad de consulta. Por su propia función, las áreas de recursos humanos acumulan importantes volúmenes de información conforme pasa el tiempo. La consulta de esta información es una necesidad periódica, para atender las circunstancias que se van presentando cotidianamente, pero de manera aleatoria. Mediante las herramientas de búsqueda que son atributo integral de los sistemas informáticos, estas consultas específicas se resuelven con toda velocidad. También facilitan la recuperación de datos de grupo, para la elaboración de reportes.

8. Garantía de confidencialidad. Está comprobado que los sistemas informáticos brindan niveles de seguridad considerablemente mayores que el almacenamiento físico de expedientes. La condición, desde luego, es que la habilitación de esos sistemas se haga con una infraestructura suficientemente robusta y que las políticas de uso del sistema sean correctas.

9. Automatización de procesos. Los sistemas para gestionar recursos humanos, al igual que otros sistemas informáticos, de manera natural sistematizan ordenadamente la ejecución de tareas. Esto permite automatizar la realización de tareas repetitivas o laboriosas, como la extracción de datos de una hoja de cálculo y su aprovechamiento para elaborar los reportes. Disminuyen además las probabilidades de error que están presentes cuando la información se deposita en papel y se recupera mediante la consulta de expedientes físicos.

10. Cultura organizacional. Toda empresa tiene su propio perfil, basado en elementos tan diversos como las normas y políticas internas o los valores de la marca bajo la cual se presenta. Estos elementos se expresan de múltiples maneras: las políticas, por ejemplo, mediante documentos internos; los valores, a través de imágenes, lemas o mensajes publicitarios. Los sistemas de gestión de recursos humanos ofrecen las herramientas que hacen posible concentrar estos elementos en un repositorio de consulta reservada al personal. Además, por sus funcionalidades de educación continua permiten también promover el conocimiento de estos elementos, a fin de reforzar la cultura organizacional y su desarrollo. Como ocurre en el caso de cualquier sistema informáticos, implementar uno para la gestión de recursos humanos se debe realizar examinando las condiciones de cada organización. Modelo de negocio, tamaño y trayectoria se deben tomar en cuenta. Además, introducirlos implica por fuerza un cambio en el modo de operación interna, por lo cual es aconsejable avanzar por etapas y con la asesoría de un proveedor que conozca de igual manera los aspectos técnicos que los operativos.

En Lennken Group contamos con esa doble capacidad, gracias a una larga experiencia adquirida en el desarrollo e implementación de Integra S3, nuestra plataforma para gestión de recursos humanos. Estamos a tus órdenes para auxiliar en la mejoría de la gestión de recursos humanos.

Mauricio Prieto

CEO de Lennken Group

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