Debe haber pocas palabras en el ámbito de los negocios que se esgriman con más frecuencia que “emprendedor”, “emprendimiento” y hasta “emprendurismo”. Nos remiten al negocio que surge de quien quiere ser su propio jefe o desea hacer realidad una idea nueva.
En el camino hacia esa meta, tarde o temprano el emprendedor se topará con un amplísimo abanico de recursos en línea, cuyo común denominador es la promesa de solucionar tal o cual asunto y llevar cualquier negocio al éxito.
Otro común denominador es su denominación técnica, SaaS (software as a service). Son programas de cómputo que no se instalan en un equipo personal, sino que se usan a través del navegador de internet, por suscripción al servicio. Una cuenta de correo tipo Hotmail y Yahoo son el caso más elemental y antiguo: nos permiten intercambiar mensajes y documentos a cambio de entregar unos datos personales al suscribirnos.
SaaS para el emprendedor
La variedad de herramientas tipo SaaS es abrumadora. Algunas opciones resuelven funciones clásicas, como la contaduría; otras, como el manejo de las redes sociales, son actividades nuevas, surgidas de la expansión de la tecnología digital. Veamos una docena, que son de las más útiles en las fases de planeación y lanzamiento de un negocio.
Gerencia de proyectos. Quien inicia un negocio tiene que desempeñar funciones gerenciales, además de las de directivo. Para esto último hay numerosos recursos con los que se definen propósitos, se reparten responsabilidades y se supervisa el cumplimiento, sin perder la panorámica de la situación y con suficiente agilidad como para no descuidar las funciones estratégicas de la dirección. Inclusive sirven para la gestión personal del tiempo, de modo que la cabeza de la empresa no acabe como cuello de botella.
Recibir pagos. La elección de la herramienta depende de las necesidades. ¿Se desea recibir pagos mediante tarjeta bancaria al entregar a domicilio? ¿Se recibirán transferencias de carteras electrónicas? ¿Las ventas de productos o servicios serán mediante una tienda en línea y hay que habilitar el cobro? Sea una u otra, es cuestión de elegir.
Mercadotecnia. Imposible que un producto o un servicio innovador efectúe un cambio si no se conoce. Esa es la importancia de la mercadotecnia y su coordinación con ventas. La variedad de opciones de software en este renglón está entre las más nutridas.
SEO. En el mundo actual, con el internet y el buscador de Google como recursos de preferencia para resolver dudas, el SEO es fundamental. Se trata de técnicas para mejorar gradualmente los resultados de las búsquedas que hagan los usuarios, conocida como crecimiento “orgánico”. Bien ejecutado, proporciona una presencia destacada sin necesidad de invertir en publicidad por internet.
Finanzas y contaduría. He aquí un dolor de cabeza, al menos en potencia. No significa prescindir de un contador, por lo intrincadas que puede ser la legislación fiscal. Pero la gran ventaja es que, con una herramienta propia, todos los responsables tienen un panorama exacto de sus ingresos y sus egresos, incluidos los pagos de impuestos.
Crear y mantener un sitio web. Lo que antes era la tarjeta de presentación, hoy es el sitio web. Puede tratarse de un one pager, donde una sola página expone todo lo que el negocio quiere decir de sí, o un sitio con múltiples secciones, donde se presenta un abanico de productos o servicios, la presencia en internet independiente de las cuentas en redes sociales es una condición prácticamente ineludible de cumplir.
Controlar y pagar nómina. Cuando el número de empleados no rebaza diez, esto puede no representar desafío alguno. Pero pasado ese número (y en ciertos negocios, como los de prestación de servicios que permanecen abiertos más de ocho horas diarias), fácilmente se convierte en un problema el control exacto de esta cuestión.
E-mail marketing. Años atrás, representó una gran innovación mercadotécnica. Y si se mide en función del retorno, sigue siendo una gran alternativa, pues redactar un correo consume un mínimo de recursos. Lo que resulta más complicado es medir los resultados, conocer su penetración y determinar qué elementos son los que mejor efecto tienen sobre los destinatarios. En eso es donde las herramientas de software demuestran su importancia.
Manejar redes sociales. Está más que comprobado el valor publicitario de las recomendaciones boca a boca en redes sociales. Formar un público seguidor, aumentar la percepción de marca, ganarse prospectos, es posible a través de las redes sociales. Pero para lograrlo se necesita el monitoreo. Cuando se sabe cuáles mensajes tuvieron mejores efectos en cuáles redes, se puede reforzar aquí y modificar allá, pues, al fin y al cabo, el gusto del cliente está en constante fluctuación. Más vale tomarle el pulso.
Dar servicio a clientes. Cerrar una venta no basta. Al cliente adquirido hay que retenerlo, lo cual significa atender sus necesidades. Los recursos para ello cubren desde la necesidad elemental, acondicionar un centro de atención (que por supuesto, hoy día se hace por teléfono, correo, chat y redes sociales), hasta prestar servicios en campo con personal que está correctamente preparado y equipado para dar soluciones.
Realizar comercio electrónico. Un sitio web puede presentar un catálogo de productos. Pero permitir al internauta que pida, pague su compra e indique lugar de entrega en el mismo lugar donde vio la imagen del producto implica operaciones más complejas. Agregar o quitar productos de un pedido, compilar listas de preferencias o de deseos, ingresar datos bancarios sin riesgo de hackeo, son todas funciones que se resuelven mediante las herramientas para colocar tiendas en línea.
Hacer inteligencia de negocio. Las redes sociales, los sitios web y las tiendas en línea aportan numerosa información sobre las preferencias de la clientela y las tendencias del mercado. Pero lograrlo exige primero recabar los datos y organizados correctamente. Disponer de un recurso que lo haga automáticamente asegura exactitud y ahorra horas enteras de trabajo tedioso y repetitivo.
Elegir las herramientas adecuadas
Las actividades mencionadas serán más o menos importantes, según cada negocio. Un emprendedor debe jerarquizarlas, para optimizar su uso de recursos. Lo más común es que las herramientas se ofrezcan bajo un esquema de suscripción escalonada: la opción gratis o de más bajo costo cuenta con capacidades útiles en un principio, pero insuficientes a la larga. A mayor flexibilidad y utilidad, o a mayor el número de usuarios simultáneos, mayor el costo.
Otro factor a considerar es el de la versatilidad. Actividades que aquí se comentaron por separado en muchos casos se resuelven en paquete. El manejo de nómina y el reclutamiento, por ejemplo, están entre las capacidades de los softwares para manejo de capital humano, junto con otras como la definición de puestos y jerarquías. Un buen software de CRM puede atender todas las necesidades del área comercial, lo mismo mercadotecnia y ventas.
Además, está la cuestión de la integración. Del mismo modo como el área de finanzas necesita que ventas o producción la informen sobre ingresos y gastos, las herramientas en línea más avanzadas pueden interconectarse unas con otras, para automatizar esos intercambios. La posibilidad de hacerlo depende por lo común de la escalabilidad del recurso elegido, pero llevarla a buen término se conseguirá con mayor fluidez si se confía a un técnico especialista.
Finalmente, la aparición de opciones nuevas, más especializadas, es permanente. Un ejemplo, entre muchos, son los softwares que se integran a las cuentas de quienes venden a través de grandes comercializadores como Amazon o Mercado Libre. Mediante estas integraciones, estos vendedores disponen de funcionalidades adicionales para su manejo de back office.
Con o sin tecnología, “el que no oye consejos no llega a viejo”. La oferta de SaaS para emprendedores es tan amplia, que seleccionar las más indicadas para cada caso es por sí mismo un negocio. En Lennken Group es, de hecho, nuestro negocio. Sabemos de tecnología digital tanto como de administración empresarial y si eres emprendedor, estamos en la posición perfecta para compartir nuestra experiencia y ayudarte con nuestras soluciones. Escríbenos a contacto@lennken.com.
